|
Gruppossa merkitystieto ja operatiivinen tieto pidetään
erillään. Merkitystieto eli profilointitieto kuvailee kontaktia
tarkemmin ja kertoo miksi kontakti löytyy rekisteristä. Profilointiin
käytettyjen tietojen tulisi olla mahdollisimman objektiivista.
Tieto on operatiivista silloin kun se liittyy
organisaation toimintoihin. Esimerkiksi käy postituslistan jäsenyys.
Myös subjektiivinen merkitystieto, kuten VIP on parasta mieltää
operatiiviseksi tiedoksi, esimerkiksi toimitusjohtajan VIP-listaksi.
Gruppossa operatiivista tietoa käsitellään ryhmien kautta.
Merkitystieto kuvaa kontaktin merkityksen organisaatiolle.
Useimmiten on hyödyllisintä jakaa profilointi kolmeen osa-alueeseen:
sidosryhmään, toimialaan ja erikoistumiseen. Nämä vastaavat profiloinnin
sarakkeita Gruppon käyttöliittymässä.
Merkitystiedon pitäisi olla
helposti täytettävää, jotta laaja käyttö organisaatiossa olisi
mahdollista. Siksi profilointiryhmät ovat yksiselitteisiä ja
objektiivisia.
Merkitystiedossa pitäisi välttää kenttiä joihin
liittyy mielipideasioita tai muuta subjektiivista tietoa. Esimerkiksi
"tämä on tärkeä henkilö" on subjektiivista, koska yhden mielestä tärkeä
henkilö ei välttämättä ole sitä toisen mielestä. Onkin parempi luoda
operatiivinen ryhmä,
esimerkiksi Toimitusjohtajan VIP. Merkitystietoihin sen sijaan kannattaa
tallettaa objektiivinen syy miksi joku on VIP, esimerkiksi sanomalehden
päätoimittajuus.
Profilointitieto on jäsennetty viiteen eri osaan:
Sidosryhmä on perustelu sille miksi kontakti on
Gruppossa. Jos sidosryhmätieto puuttuu, samalla puuttuu myös perustelu
kontaktin olemassaololle rekisterissä. Rekistereihin kertyy helposti
epämääräisiä nimiä, joita kukaan ei uskalla poistaa. Siksi profilointi
on hyvä tehdä jo kontaktia lisättäessä.
Kontaktitietokannan
laadun kannalta on tärkeää merkitä myös se, ettei kontaktin sidosryhmää
tiedetä tarkemmin. Tällöin esimerkiksi messuilta kerätyt yhteystiedot
erottuvat niistä, jotka joku on lisännyt mutta jättänyt sidosryhmän
merkitsemättä koska "kaikkihan Jaskan tuntevat".
Tätä varten sidosryhmissä on syytä olla vaihtoehto, jolla
kerrotaan ettei sidosryhmää tiedetä tarkemmin, esimerkiksi Suuri
yleisö.
Kuten nimi kertoo, Toimialaan
tallennetaan tieto millä toimialalla kontakti toimii. Toimialaa voidaan
tarkentaa aliryhmien avulla.
Media voidaan
ajatella kuuluvaksi sekä Sidosryhmään että Toimialaan, mutta useimmiten
se mahtuu paremmin Sidosryhmiin.
Esimerkiksi
radion kulttuuritoimittajan sidosryhmä voi olla Media, sidosryhmän
aliryhmä radio ja toimiala kulttuuri.
Useimmilla
asiantuntijaorganisaatioille yksi toimiala on poikkeuksellisen tärkeä.
Gruppossa tämä toimiala on yleensä profiloinnin kolmannessa
sarakkeekkeessa otsikolla Erikoistuminen. Sarakkeessa kuvataan
erikoistuminen toimialan sisällä.
- Valintaruksit – Profiloinnin vaihtoehdoista valitaan nimeen sopiva tieto tai useampia
nimeen sopivia tietoja. Kaikki syötettyjä tietoja voidaan myöhemmin
hyödyntää, esim. hakujen suorittamiseen. Huom. kaikissa osissa on mukana
myös vaihtoehto ”Muu”: muu sidosryhmä, muu toimiala, muu
erikoistuminen.
- Yhteyshenkilö/lähde – Oikea yhteyshenkilö tai lähde valitaan ponnahdusvalikosta.
- Tarkennus - Profiloinnin tarkennuksen
ponnahdusvalikkoon ilmestyvät yläpuolella suoritettujen valintojen
mukaiset tarkennukset. Sidosryhmää ”media” voidaan tarkentaa esim.
sanomalehdeksi tai televisioksi. Tarkennuksia voidaan syöttää useampia,
syöttäminen tapahtuu yksi kerrallaan. Tarkennus voidaan jättää myös
tekemättä. Profiloinnin tarkennus kirjaantuu sen yläpuolelle olevalle
listalle +-painiketta klikkaamalla. Tarkennus voidaan poistaa
valitsemalla se listalta ja painamalla poistopainiketta.
- Vapaa tekstikenttä - Kussakin neljässä
profilointiosassa on tekstikenttä mahdollista vapaamuotoista
lisäselvitystä varten.
|
