|
Gruppossa
merkitystieto (profilointi)
ja operatiivinen tieto (ryhmät) pidetään erillään. Merkitystieto eli
profilointitieto kuvailee kontaktia tarkemmin ja kertoo miksi kontakti
löytyy rekisteristä. Profilointiin käytettyjen tietojen tulisi olla
mahdollisimman objektiivista.
Tieto on operatiivista silloin kun
se liittyy organisaation toimintoihin. Esimerkiksi käy postituslistan
jäsenyys. Myös subjektiivinen merkitystieto, kuten VIP on parasta
mieltää operatiiviseksi tiedoksi, esimerkiksi toimitusjohtajan
VIP-listaksi.
Gruppossa on monipuoliset ominaisuudet ryhmien
käsittelyyn. Yleisimmin ryhmiä käytetään erilaisten operatiivisten
listojen hallinnointiin, kuten jonkun tilaisuuden kutsuvieraiden,
uutiskirjeen saajien tai jäsenien.
Listanäkymässä
voit katsella kaikkia Gruppoon talletettuja ryhmiä. Samaan näyttöön
ilmestyy myös ryhmiin kohdistetun haun tulos.
Näytössä on rivi jokaista ryhmää kohti. Ryhmään liittyvät
seuraavat sarakkeet:
- Omistaja kertoo käyttäjäryhmän joka omistaa kyseisen ryhmän. Jos ryhmä on
suljettu, vain tämän käyttäjäryhmän jäsenillä on pääsy tarkastelemaan
ryhmän tietoja. [Full access] kertoo että ryhmä ei kuulu millekään
käyttäjäryhmälle.
- Ryhmän tyyppi kertoo ryhmälle määritellyn tyypin.
- Jaettu on tyhjä jos ryhmä on suljettu. Kirjain J tarkoittaa, että
ryhmä on jaettu. Suljettua ryhmää voivat tarkastella vain omistajaryhmän
jäsenet.
- Suosikki -
Isoissa organisaatioissa voi usein olla satoja ryhmiä. Oman ryhmän
löytäminen pitkästä listasta helpottuu, jos sen merkitsee tähdellä.
Tämän jälkeen kaikissa ryhmälistauksissa voit valita, näytetäänkö
listassa kaikki ryhmät vai vain omat suosikit.
- Ryhmä on ryhmän nimi.
- Jäsenet kertoo ryhmän jäsenten lukumäärän.
Numero on myös linkki, jolla jäsenet voi hakea suoraan. Toinen sarake
kertoo arkistoitujen jäsenten lukumäärän. Myös tämä numero on linkki
jolla voidaan hakea arkistoidut jäsenet.
- Luomispäivä kertoo milloin ryhmä on luotu. Sarakkeessa on myös ryhmän luoneen
käyttäjän nimi.
- Muutos kertoo milloin ryhmään on edellisen kerran tehty lisäyksiä tai muita
muutoksia.
Jokainen sarakkeen otsikko
on myös linkki, jonka avulla ryhmät voi järjestää laskevasti kyseisen
sarakkeen perusteella.
Pääset ryhmän
Tiedot-näkymään klikkaamalla kyseistä ryhmää listassa.
Tiedot-näkymässä voi tarkastella ja muokata ryhmän tietoja.
Näkymässä voi myös muokata ryhmän aliryhmien nimiä ja
samalla lisätä uusia aliryhmiä. Aliryhmän nimen perässä oleva
suurennuslasi on pikalinkki aliryhmän jäsenten poimimiseksi.
Jäsenmäärä kertoo ryhmän aktiivisten ja arkistoitujen
jäsenten lukumäärän. Molemmat numerot toimivat linkkeinä ryhmän jäsenten
hakuun.
Ryhmälle voi halutessaan lisätä
vapaamuotoisen kuvailun.
Näytöllä näkyy myös
ryhmän Omistaja, Luontipäivä, Muutospäivämäärä ja Viimeisen lisäyksen
päivämäärä.
Jaettu-valintaruksin avulla
ryhmän omistaja tai pääkäyttäjä voi merkitä ryhmän suljetuksi tai
jaetuksi.
Sekä ryhmien Lista- että
Tiedot-näkymässä on pikahaku, joka etsii ryhmien nimellä. Lisätietoja
sivulta Pikahaku.
Ryhmän
jäsenet voi hakea useammalla tavalla. Useimmissa paikoissa ryhmän
jäsenten lukumäärä on pikalinkki ryhmän jäsenten hakuun. Aliryhmän nimen
perässä oleva suurennuslasi on puolestaan pikalinkki aliryhmän jäsenten
hakuun. Ryhmän jäsenten hakua on kuvattu tarkemmin sivulla Hae ryhmä -toiminto ja Pikalinkit
haun apuna.
|
