|
Merkitystieto eli profilointitieto kuvailee kontaktia
tarkemmin ja kertoo miksi kontakti löytyy rekisteristä. Profilointiin
käytettyjen tietojen tulisi olla mahdollisimman objektiivista.
Tieto on operatiivista silloin kun se liittyy
organisaation toimintoihin. Esimerkiksi käy postituslistan jäsenyys.
Myös subjektiivinen merkitystieto, kuten VIP on parasta mieltää
operatiiviseksi tiedoksi, esimerkiksi toimitusjohtajan VIP-listaksi.
Merkitystieto kuvaa kontaktin merkityksen organisaatiolle.
Merkitystietoa tallennetaan profilointisanaston avulla. Useimmiten on
hyödyllisintä jakaa profilointi kolmeen osa-alueeseen: sidosryhmään,
toimialaan ja erikoistumiseen. Nämä vastaavat profiloinnin sarakkeita
Gruppon käyttöliittymässä.
Merkitystiedon
pitäisi olla helposti täytettävää, jotta laaja käyttö organisaatiossa
olisi mahdollista. Siksi profilointiryhmät ovat yksiselitteisiä ja
objektiivisia.
Merkitystiedossa pitäisi
välttää kenttiä joihin liittyy mielipideasioita tai muuta subjektiivista
tietoa. Esimerkiksi "tämä on tärkeä henkilö" on subjektiivista, koska
yhden mielestä tärkeä henkilö ei välttämättä ole sitä toisen mielestä.
Onkin parempi luoda operatiivinen ryhmä, esimerkiksi Toimitusjohtajan
VIP. Merkitystietoihin sen sijaan kannattaa tallettaa objektiivinen syy
miksi joku on VIP, esimerkiksi sanomalehden päätoimittajuus.
Sidosryhmä on perustelu sille miksi kontakti on Gruppossa.
Jos sidosryhmätieto puuttuu, samalla puuttuu myös perustelu kontaktin
olemassaololle rekisterissä. Rekistereihin kertyy helposti epämääräisiä
nimiä, joita kukaan ei uskalla poistaa. Siksi profilointi on hyvä tehdä
jo kontaktia lisättäessä.
Kontaktitietokannan
laadun kannalta on tärkeää merkitä, ettei kontaktin sidosryhmää tiedetä
tarkemmin. Tällöin esimerkiksi messuilta kerätyt yhteystiedot erottuvat
niistä, jotka joku on lisännyt mutta jättänyt sidosryhmän merkitsemättä
koska "kaikkihan Jaskan tuntevat".
Tätä varten
sidosryhmissä on syytä olla vaihtoehto, jolla kerrotaan ettei
sidosryhmää tiedetä tarkemmin, esimerkiksi Suuri yleisö.
Kuten nimi kertoo, Toimialaan tallennetaan tieto millä
toimialalla kontakti toimii. Toimialaa voidaan tarkentaa aliryhmien
avulla.
Media voidaan ajatella kuuluvaksi sekä
Sidosryhmään että Toimialaan, mutta useimmiten se mahtuu paremmin
Sidosryhmiin.
Esimerkiksi radion
kulttuuritoimittajan sidosryhmä voi olla Media, sidosryhmän aliryhmä
radio ja toimiala kulttuuri.
Useimmilla
asiantuntijaorganisaatioille yksi toimiala on poikkeuksellisen tärkeä.
Gruppossa tämä toimiala on yleensä profiloinnin kolmannessa
sarakkeekkeessa otsikolla Erikoistuminen. Sarakkeessa kuvataan
erikoistuminen toimialan sisällä.
Operatiivinen
tieto on mitä tahansa yrityksen kannalta tärkeää tietoa, joka saattaa
vaihdella henkilön mieltymysten mukaan, esimerkiksi jäsenyys
newsletter-jakelulistalla. Operatiivisen tiedon elinikä on myös
lyhyempi.
Operatiiviseksi tiedoksi kannattaa
myös mieltää kaikenlainen subjektiivisiin mieltymyksiin riippuva
merkitystieto, esimerkiksi "tämä on tärkeä kontakti". Nyrkkisääntönä voi
pitää, että jos asiasta voi olla useampi mielipide, se kuuluu
operatiiviseen tietoon.
Operatiivisen tiedon
ilmaisemiseen käytetään Gruppon ryh§miä.
|
