|
Kontaktitieto on yksi osoitekortti. Yleisesti voidaan
tunnistaa seuraavanlaisia kontakteja:
- Organisaatio. Joskus kontaktitietokantaan halutaan tallettaa yritysten tietoja.
Esimerkiksi Gruppo Software Oy.
- Yksityishenkilö. Tyypillisimmin yksityishenkilöistä talletetaan pelkkä kotiosoite tai
yksityinen sähköpostiosoite. Esimerkiksi Juha Vakkila.
- Nimeämätön rooli organisaatiossa. Tätä
käytetään kun roolin tai toimen haltija ei ole tiedossa tai viestintä
kohdistuu roolin haltijalle riippumatta siitä kuka henkilö roolista
vastaa. Esimerkiksi toimitusjohtaja, Gruppo Software Oy.
- Nimetty rooli. Rooliin liittyy
organisaatio ja joku tunnettu henkilö. Esimerkiksi: Juha Vakkila,
toimitusjohtaja, Gruppo Software Oy.
Gruppossa
kaikki lisätään samalla toiminnolla. Kontaktin tyyppi päätellään
epäsuorasti siitä, mitä tietoja on saatavilla. Rooli on olemassa kun
titteli on määritelty.
Uusi
kontakti voidaan lisätä Nimien näkymistä Tiedot ja Lista toiminnolla Luo uusi nimi.
Vaihtoehtoisesti
voidaan käyttää vihreää +-painiketta, joka löytyy myös etusivulta.
- Paina vihreää +-painiketta.
- Täytä kentät Etunimi, Sukunimi, Organisaatio.
- Siirrytään näkymään Kontaktin
tiedot.
Gruppo tarkistaa automaattisesti onko saman
nimisiä kontakteja jo olemassa.
Varsinaisia pakollisia kenttiä
Gruppossa ei ole. Uutta kontaktia syötettäessä on kuitenkin erittäin
tärkeää tehdä profilointi kunnolla. Kärjistetysti voidaan sanoa, että
profiloimattomalla kontaktilla ei yhteiskäytössä ei ole arvoa. Lue lisää profiloinnista.
Valitse toimintovalikosta kohta
"Poista". Gruppo kysyy, poistetaanko kontakti tarpeettomana vai sen
takia, että henkilö on kuollut. Jos valitset kohdan "kuollut", kontakti
saa merkinnän "In memoriam". Tällöin kontakti ei listaudu enää hauissa.
In memoriam -merkityt kontaktit voi hakea esiin ainoastaan klikkaamalla hakulomakkeen kohtaa "Hae kaikki in memoriam".
|
